Algemene Voorwaarden

1.1 De Klant is de in de Onboarding-aanvraag genoemde rechtspersoon (taxibedrijf met IBP-vergunning). Enkel de rechtspersoon is contractueel gebonden. Persoonlijke borgstelling door bestuurders, zaakvoerders of vennoten wordt niet gevraagd en is niet van toepassing.

1.2 Aanvaarding. Deze Algemene Voorwaarden ("AV") gelden zodra de Klant de Onboarding-aanvraag indient en — uiterlijk bij activatie van het Abonnement — uitdrukkelijk akkoord gaat met deze AV en met de bij artikel 16 vermelde Verwerkersovereenkomst (DPA). Activatie van het Abonnement is enkel mogelijk na dit dubbele akkoord.

1.3 Eventuele eigen voorwaarden van de Klant (inkoopvoorwaarden, raamcontracten) zijn niet van toepassing tenzij uitdrukkelijk schriftelijk aanvaard door TaxiBuddy.

1.4 Hiërarchie. Bij tegenstrijdigheid prevaleert de DPA voor wat betreft persoonsgegevens-verwerking; voor alle andere onderwerpen prevaleert deze AV.

In deze AV betekent:

• "Abonnement" — het door de Klant gekozen Plan met bijhorende prijs en limieten (zie artikel 8).
• "Account" — een individuele gebruikersaccount binnen het Platform, met de rol Admin of Driver.
• "AV" — deze Algemene Voorwaarden.
• "BTW" — Belastingen over de Toegevoegde Waarde.
• "Chiron" — het rit-registratiesysteem van de Vlaamse overheid (Mobiliteit en Openbare Werken) voor IBP-vergunninghouders.
• "Diensten" — de SaaS-functionaliteit van TaxiBuddy zoals beschreven in artikel 3.
• "DPA" — de aan deze AV verbonden Verwerkersovereenkomst (Art. 28 GDPR).
• "Founder-Klant" — een Klant die behoort tot de eerste twintig (20) door TaxiBuddy geactiveerde betalende taxibedrijven, op wie de bepalingen van artikel 9 van toepassing zijn.
• "GDPR" — de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU) 2016/679.
• "IBP" — Individueel Bezoldigd Personenvervoer.
• "Klant" — de rechtspersoon zoals gedefinieerd in artikel 1.1.
• "Lock-in Termijn" — de initiële minimumduur van het Abonnement, zoals bepaald in artikel 11.
• "Onboarding" — het registratie- en activatieproces beschreven in artikel 5.
• "OnFact" — het facturatieplatform van Infinwebs BV, sub-processor van TaxiBuddy.
• "Persoonsgegevens" — heeft de betekenis in Art. 4(1) GDPR.
• "Platform" — de software, mobiele app en webinterfaces die TaxiBuddy ter beschikking stelt.
• "Plan" — een van de in artikel 8 vermelde abonnementsformules.
• "Rit" — een uitgevoerde taxirit zoals geregistreerd in het Platform en doorgegeven aan Chiron.

3.1 Wat TaxiBuddy levert. TaxiBuddy stelt aan de Klant een SaaS-platform ter beschikking dat het beheer van een Belgisch taxibedrijf ondersteunt, met inbegrip van:

• Beheer van chauffeurs en voertuigen — accounts, rollen, koppeling driver-voertuig, vergunningsdata
• Bookings en ritplanning — invoer, toewijzing, status-tracking
• Rit-uitvoering en GPS-puntopname — start- en eindlocatie van shifts en ritten via de mobile app
• Wettelijke doorgifte aan Chiron — automatische rit-registratie bij de Vlaamse overheid
• Werktijd-registratie — shifts, pauzes, kilometerstanden
• Facturatie van uw klanten — rit-tickets, afrekening (afhankelijk van Plan)
• Abonnementsfacturatie — automatische facturen via OnFact

3.2 Wat TaxiBuddy niet levert. Buiten de Diensten vallen onder meer:

• Geen vergunningsaanvragen of -administratie bij gemeente of gewest
• Geen sociaal-juridisch advies of loonadministratie
• Geen integratie met betaalkaart-terminals in de wagen
• Geen klantendienst voor de passagiers van de Klant — die blijft volledig ten laste van de Klant

3.3 Beschikbaarheid. De Klant aanvaardt dat de Diensten als SaaS worden geleverd in hun staat ("as is"). TaxiBuddy zet redelijke middelen in om het Platform beschikbaar te houden maar geeft in deze versie van de Diensten geen Service Level Agreement (SLA) of uptime-garantie. Het Platform wordt periodiek geüpdatet en kan tijdelijk niet bereikbaar zijn voor onderhoud. Geplande onderhouds-vensters worden waar mogelijk vooraf aangekondigd via e-mail of in-app bericht.

De Klant verbindt zich ertoe het Platform uitsluitend te gebruiken voor het wettig en beoogd doel van taxibedrijf-administratie. In het bijzonder mag de Klant niet:

• (a) Het Platform gebruiken voor andere activiteiten dan IBP-vervoer of vervoer waarvoor de Klant geen geldige vergunning heeft
• (b) Het Platform of de mobiele app aan derden ter beschikking stellen, doorverhuren of in sublicentie geven
• (c) Reverse engineering, decompilatie of disassemblage uitvoeren op de code, mobile app of API
• (d) Pogen om de beveiliging, authenticatie of multi-tenant data-isolatie van het Platform te omzeilen
• (e) Geautomatiseerde scrapers, bots of load-testtools inzetten op het Platform zonder voorafgaand schriftelijk akkoord
• (f) Foutieve, frauduleuze of misleidende rit-data in het Platform invoeren met de bedoeling Chiron-registratie te omzeilen
• (g) Het Platform gebruiken op een wijze die de werking voor andere taxibedrijven (andere klanten van TaxiBuddy) verstoort
• (h) Persoonsgegevens van passagiers of chauffeurs gebruiken voor doeleinden buiten taxibedrijf-administratie zonder afzonderlijke rechtsgrond

Bij een aantoonbare schending van deze bepalingen kan TaxiBuddy het Abonnement met onmiddellijke ingang opschorten en — indien de schending niet binnen een redelijke termijn wordt rechtgezet — beëindigen, onverminderd het recht op vergoeding van geleden schade.

5.1 Aanvraag. De Onboarding-aanvraag bevat minstens: bedrijfsnaam, BTW-nummer, vestigingsadres, naam en contactgegevens van de contactpersoon, en taalvoorkeur.

5.2 Beoordeling. TaxiBuddy beoordeelt de aanvraag op volledigheid, op echtheid van de IBP-vergunning, en op naleving van deze AV. TaxiBuddy behoudt zich het recht voor om een aanvraag gemotiveerd af te wijzen, met name bij:

• Onvolledige of foutieve gegevens
• Vermoeden van fraude of niet-naleving van fiscale of vergunningsverplichtingen
• Eerdere wanbetaling of geschillen met TaxiBuddy

5.3 Statussen. De Klant doorloopt de in het Platform zichtbare statussen vanaf Submitted tot Active. Activatie van het Abonnement gebeurt pas nadat:

• De aanvraag is goedgekeurd
• De Chiron-credentials zijn ingesteld en getest (acceptatie-omgeving — minimum 5 succesvolle start/stop-paren voor nieuwe vergunninghouders)
• De DPA en deze AV zijn aanvaard
• De eerste factuur volledig is betaald (zie artikel 10)

5.4 Geen instapkosten. TaxiBuddy rekent geen aparte onboarding-fee. De eerste factuur dekt de eerste abonnementsperiode (maand of jaar, naar keuze van de Klant) en is betaalbaar vóór activatie.

6.1 Authenticatie. Toegang tot het Platform verloopt via Auth0 (identity provider). De Klant is verantwoordelijk voor het veilig bewaren van zijn login-gegevens en voor alle activiteiten die via die Accounts plaatsvinden.

6.2 Rollen. Het Platform onderscheidt twee rollen voor de Klant: Admin (dispatcher / fleet manager / zaakvoerder van het taxibedrijf) en Driver (chauffeur). De Klant is uitsluitend verantwoordelijk voor het correct toekennen, beheren en intrekken van rollen aan zijn personeel of vennoten.

6.3 Maximum aantal Accounts. Het aantal Driver-Accounts is beperkt per Plan (zie artikel 8). Toevoeging van een Driver boven het Plan-maximum is geblokkeerd in de software tot upgrade. Het aantal Admin-Accounts is per Plan niet hard begrensd, doch beperkt tot het redelijk noodzakelijke voor de bedrijfsvoering. TaxiBuddy behoudt zich het recht voor om in geval van misbruik (bv. tientallen Admin-accounts om Driver-limiet te omzeilen) overleg te plegen of een passende upgrade voor te stellen.

6.4 Account-deactivatie door TaxiBuddy. TaxiBuddy mag een individueel Account opschorten of verwijderen indien dat Account is gecompromitteerd, na een vermoeden van misbruik, of op uitdrukkelijk verzoek van de Klant.

7.1 Bereikbaarheid. Support is zeven (7) dagen op zeven bereikbaar voor monitoring en ontvangstbevestiging via info@taxibuddy.be. TaxiBuddy bevestigt elke ontvangen melding binnen redelijke termijn (typisch enkele uren).

Actieve probleem-analyse en oplossingstijd gebeuren tijdens kantooruren (werkdagen 9-17u CET). Buiten kantooruren wordt enkel acuut platform-blokkerende impact (bv. totale onbereikbaarheid van het Platform) behandeld in een best-effort-mode. TaxiBuddy streeft naar een eerste inhoudelijke reactie binnen één (1) werkdag. Deze responstijden zijn een inspanningsverbintenis, geen resultaatsverbintenis, en gelden niet voor incidenten waarvan de oorzaak ligt bij sub-verwerkers of derden waarover TaxiBuddy geen controle heeft.

7.2 Wat support omvat:

• Begeleiding bij gebruik van de bestaande functionaliteiten
• Onderzoek en — voor zover technisch haalbaar — herstel van platform-storingen
• Antwoorden op functionele vragen en kleine configuratie-aanpassingen

7.3 Wat support niet omvat:

• Telefonische helpdesk (in deze versie van de Diensten)
• Implementatie- of integratiewerk op maat
• Sociaal-juridisch, fiscaal of vergunningsadvies
• Training ter plaatse of via videogesprek (mits afzonderlijke schriftelijke offerte)

7.4 Spoedeisende incidenten. Voor incidenten die de continuïteit van het taxibedrijf in gevaar brengen (bv. volledige niet-beschikbaarheid van de mobile app, fout bij Chiron-doorgifte die rit-registratie blokkeert) wordt naast de e-mail ook contact opgenomen via het in de Onboarding meegedeelde telefoonnummer. TaxiBuddy doet dan redelijke inspanningen om sneller te reageren.

8.1 Plannen (geldig op de datum van deze AV). Alle prijzen zijn in euro, exclusief btw. Jaarprijzen vertegenwoordigen een korting equivalent aan één maand bij maandbetaling.

8.2 Extra-ritten boven Plan-quotum. Ritten boven het inbegrepen quotum worden gefactureerd in vooraf gedefinieerde bundels. De volgende bundels gelden op de datum van deze AV:

Bundels worden automatisch toegevoegd zodra het quotum overschreden wordt en zijn niet overdraagbaar naar een volgende cyclus.

8.3 Prijswijziging. TaxiBuddy mag de prijzen van toekomstige cycli maximaal één (1) keer per kalenderjaar aanpassen, mits een schriftelijke aankondiging (e-mail + in-app banner) ten minste dertig (30) dagen vooraf.

Prijsaanpassingen die de Belgische gezondheidsindex over de voorbije twaalf maanden niet met meer dan vijf (5) procentpunten overschrijden, worden door de Klant aanvaard als marktconform en geven geen recht op vroegtijdige opzegging. De Klant heeft enkel het recht om binnen de aankondigingstermijn van 30 dagen op te zeggen zonder boete en zonder Lock-in-overschrijdingskost indien de prijsverhoging die drempel wel overschrijdt. Voor Founder-Klanten geldt artikel 9.

8.4 Plan-wijziging door de Klant. Upgrade (bv. Starter → Small Fleet) is mogelijk te allen tijde, met pro-rata facturatie vanaf de eerstvolgende factuurdatum. Downgrade (bv. Fleet Plus → Starter) is mogelijk pas bij de eerstvolgende cyclus-vernieuwing, mits respectering van Lock-in en mits het aantal actieve Drivers binnen het nieuwe Plan-limiet past.

9.1 Wie is Founder-Klant. De eerste twintig (20) Klanten die hun Abonnement effectief activeren krijgen de status "Founder-Klant" toegekend in de systemen van TaxiBuddy. Deze status wordt geadministreerd door middel van een prijsvergrendeling op de subscription-record van de Klant, waardoor latere prijswijzigingen onder artikel 8.3 niet automatisch op deze Klanten van toepassing zijn.

9.2 Wat de Founder-status inhoudt. De prijs die geldt op het moment van activatie blijft van toepassing gedurende een vaste periode van vijf (5) jaar vanaf de activatiedatum, op voorwaarde dat het Abonnement ononderbroken actief is en de Klant zijn betalingsverplichtingen tijdig nakomt.

Na het verstrijken van deze vijfjaarsperiode wordt de Founder-prijs eenmalig aangepast aan de dan geldende standaardprijs voor het betreffende Plan, met een schriftelijke aankondiging van ten minste zestig (60) dagen vooraf. Vanaf dat moment gelden de normale bepalingen van artikel 8.3 op de Klant.

9.3 Verval van de Founder-status. De Founder-status vervalt automatisch en onmiddellijk bij:

• Beëindiging van het Abonnement, om welke reden ook
• Schorsing wegens wanbetaling die langer dan zestig (60) dagen aanhoudt
• Materiële wijziging van de vergunning of rechtspersoon van de Klant (bv. fusie, overname, herstart onder ander KBO-nummer) — in welk geval een nieuwe Onboarding nodig is
• Het verstrijken van de in artikel 9.2 vermelde vijfjaarsperiode

Een ex-Founder-Klant die opnieuw aansluit, krijgt de op dat moment geldende standaardprijs en geen automatische heractivatie van de Founder-status.

9.4 Plan-wijziging door Founder. Wijzigt een Founder-Klant van Plan, dan geldt voor het nieuwe Plan de op dat moment geldende standaardprijs, tenzij TaxiBuddy bij wijze van uitzondering schriftelijk bevestigt dat de Founder-prijs wordt overgedragen. Dit blijft een goodwill-engagement en is geen recht.

10.1 Facturatie-frequentie. De Klant kiest bij activatie tussen maandelijkse of jaarlijkse facturatie. Wijziging van frequentie is mogelijk bij elke cyclus-vernieuwing.

10.2 Vooruitbetaling. Facturen worden vooruitbetaald per cyclus. De eerste factuur is betaalbaar vóór activatie van het Abonnement (zie artikel 5).

10.3 Betaalmethode. In de huidige versie van de Diensten is enkel overschrijving (SEPA-bankoverschrijving op het in de factuur vermelde IBAN, met de daarop vermelde gestructureerde mededeling / OGM) als betaalmethode beschikbaar. Domiciliëring of kaartbetaling wordt mogelijk later toegevoegd en zal alsdan via aanvulling op deze AV worden geïntroduceerd.

10.4 Betalingstermijn. Tenzij anders vermeld op de factuur bedraagt de betalingstermijn veertien (14) kalenderdagen na factuurdatum.

10.5 Wanbetaling. Bij niet-tijdige betaling worden, conform de Wet van 2 augustus 2002 betreffende de bestrijding van de betalingsachterstand bij handelstransacties, van rechtswege en zonder ingebrekestelling verschuldigd: (i) verwijlinteresten aan de wettelijke rentevoet vermeerderd met acht (8) procentpunten en (ii) een forfaitaire vergoeding van veertig (40) euro voor invorderingskosten, te vermeerderen met redelijke andere invorderingskosten.

10.6 Schorsing wegens wanbetaling. Indien een factuur veertien (14) dagen na vervaldatum nog steeds onbetaald is en de Klant niet binnen een laatste schriftelijke ingebrekestelling van drie (3) dagen reageert, mag TaxiBuddy het Abonnement schorsen. Tijdens de schorsing heeft de Klant geen toegang tot het Platform, lopen verschuldigde abonnementsgelden door, en worden geen nieuwe ritten naar Chiron doorgegeven (wettelijke verplichting van de Klant valt buiten verantwoordelijkheid TaxiBuddy). Heractivatie is pas mogelijk nadat alle openstaande facturen, verwijlinteresten en invorderingskosten zijn voldaan.

10.7 Factuurformaat — OnFact. Facturen worden verzonden via OnFact (Infinwebs BV) — zie ook `/nl/subprocessors`. De factuur kan tevens via Peppol worden verzonden indien de Klant een geldig Peppol-adres heeft geregistreerd.

11.1 Duur. De Lock-in Termijn bedraagt twaalf (12) maanden vanaf de datum van activatie van het Abonnement, ongeacht of voor maandelijkse of jaarlijkse facturatie wordt gekozen.

11.2 Tegenprestaties. De Lock-in is in evenwicht met de volgende elementen die TaxiBuddy levert:

• Volledige en geautomatiseerde Chiron-integratie
• Geen instapkosten (artikel 5.4)
• Voor Founder-Klanten: prijsvergrendeling (artikel 9)
• Vrije plan-wijzigingen binnen Lock-in (artikel 8.4) zonder boete

11.3 Vervroegde beëindiging tijdens Lock-in. Beëindiging door de Klant tijdens de Lock-in Termijn is uitgesloten, tenzij:

• TaxiBuddy een ernstige contractbreuk pleegt die binnen dertig (30) dagen na schriftelijke ingebrekestelling niet wordt rechtgezet;
• TaxiBuddy een prijsverhoging doorvoert die de Klant onder artikel 8.3 mag weigeren;
• Wettelijke beëindigingsgronden van dwingend recht zich voordoen;
• TaxiBuddy schriftelijk een vroegtijdige uitstap goedkeurt (uitzonderlijke goodwill-beslissing);
• De Klant zijn taxi-activiteit definitief en onomkeerbaar stopzet en hiervan genoegzaam bewijs voorlegt aan TaxiBuddy. Als genoegzaam bewijs gelden onder meer, zonder dat cumulatie vereist is, de hieronder opgesomde gronden (e) tot en met (m).

Onder "stopzetting taxi-activiteit met genoegzaam bewijs" wordt verstaan, telkens met de daarbij vermelde bewijsstukken:

• (e) Faillissement van de Klant — bewijs: het faillissementsvonnis (art. XX.99 e.v. WER);
• (f) Opening van een procedure van gerechtelijke reorganisatie (Boek XX, Titel V WER) of toelating tot collectieve schuldenregeling (art. 1675/2 e.v. Ger.W.) — bewijs: de openings- of toelatingsbeschikking;
• (g) Definitief verlies, intrekking of vrijwillige inlevering van de IBP-vergunning (of gewestelijk equivalent) — bewijs: de intrekkingsbeslissing van de bevoegde overheid dan wel de officiële inleveringsbevestiging;
• (h) Overlijden van de zaakvoerder of eenmanszaak-houder — bewijs: uittreksel uit de akte van overlijden;
• (i) Langdurige medische arbeidsongeschiktheid van de zaakvoerder of eenmanszaak-houder van meer dan zes (6) maanden — bewijs: medisch attest van een erkende arts gecombineerd met een verklaring dat geen overdracht van de activiteit mogelijk is;
• (j) Pensionering of vrijwillige stopzetting — bewijs: KBO-stopzettingsverklaring samen met het BTW-stopzettingsattest;
• (k) Vrijwillige ontbinding of gerechtelijke vereffening van de vennootschap (art. 2:71 e.v. WVV) — bewijs: de respectieve beslissing of beschikking;
• (l) Overheidsmaatregel die de taxi-exploitatie definitief verbiedt of onmogelijk maakt — bewijs: het officiële besluit van de bevoegde overheid;
• (m) Enige andere objectief vaststelbare gebeurtenis die de definitieve en onomkeerbare onmogelijkheid van verdere taxi-exploitatie door de Klant tot gevolg heeft, mits gestaafd met passende officiële bewijsstukken.

Procedure en termijn. Het bewijs wordt overgemaakt per aangetekend schrijven of per e-mail met ontvangstbevestiging. TaxiBuddy bevestigt of betwist gemotiveerd de aanvaarding binnen vijftien (15) werkdagen na ontvangst. Bij gebreke aan reactie binnen deze termijn wordt het bewijs geacht aanvaard te zijn. Bij faillissement beslist de curator over de voortzetting van de Overeenkomst overeenkomstig art. XX.139 WER. In de hierboven vermelde gevallen is de Klant uitsluitend de abonnementsgelden van de lopende factuurcyclus verschuldigd, met uitsluiting van enige verdere vergoeding of resterende abonnementsgelden. De Overeenkomst eindigt van rechtswege op de laatste dag van de factuurcyclus waarin het bewijs werd aanvaard of geacht werd aanvaard te zijn.

Anti-misbruik. Indien binnen twaalf (12) maanden na de stopzetting blijkt dat de Klant of een met de Klant gelieerde entiteit de taxi-activiteit hervat of voortzet onder een andere juridische structuur, herleven de oorspronkelijke contractuele verplichtingen retroactief, met inbegrip van de resterende abonnementsgelden van de Lock-in Termijn.

Onder "ernstige contractbreuk" door TaxiBuddy wordt uitsluitend verstaan:

• (a) Volledige niet-beschikbaarheid van het Platform gedurende meer dan veertien (14) opeenvolgende kalenderdagen, niet veroorzaakt door overmacht, sub-verwerker-uitval of door de Klant zelf;
• (b) Bewezen herhaalde schending van de DPA met aantoonbare materiële schade aan de Klant, die na schriftelijke ingebrekestelling niet wordt gestaakt;
• (c) Faillissement, vereffening of gerechtelijke reorganisatie van TaxiBuddy;
• (d) Definitief verlies door TaxiBuddy van een operationele Sub-verwerker (Microsoft Azure, Auth0) zonder gelijkwaardig alternatief binnen een redelijke termijn.

Tijdelijke verstoringen, prestatie-problemen, individuele bugs, beperkte downtime of vertragingen door sub-verwerkers, vormen geen ernstige contractbreuk. Een ongerechtvaardigde vroegtijdige opzegging door de Klant verplicht hem tot betaling van de resterende abonnementsgelden tot het einde van de Lock-in Termijn, met dien verstande dat deze vergoeding nooit hoger kan zijn dan de werkelijke, op het ogenblik van de opzegging nog niet-geamortiseerde kosten die TaxiBuddy heeft gedragen voor de onboarding en de Chiron-integratie van de Klant.

12.1 Stilzwijgende verlenging maandabonnement. Na afloop van de Lock-in Termijn loopt een maandabonnement van rechtswege verder van maand tot maand, opzegbaar door de Klant of door TaxiBuddy mits een schriftelijke (e-mail volstaat) opzegging ten minste één (1) maand vóór het einde van de lopende maand. Het Abonnement eindigt dan aan het einde van die maand.

12.2 Stilzwijgende verlenging jaarabonnement. Na afloop van de Lock-in Termijn wordt een jaarabonnement stilzwijgend verlengd met opeenvolgende periodes van twaalf (12) maanden, behoudens schriftelijke opzegging door de Klant of door TaxiBuddy ten minste één (1) maand vóór het einde van de lopende jaarperiode.

12.3 Opzegging door TaxiBuddy. Naast de gewone opzegging na Lock-in mag TaxiBuddy het Abonnement onmiddellijk beëindigen indien:

• De Klant in staat van faillissement of vereffening wordt verklaard, of een gerechtelijke reorganisatie verkrijgt
• De Klant zijn IBP-vergunning verliest of laat vervallen
• De Klant herhaaldelijk artikel 4 (Acceptable Use) schendt na schriftelijke ingebrekestelling
• Aanhoudende wanbetaling van meer dan zestig (60) dagen na schorsing

12.4 Geen restitutie. Reeds betaalde abonnementsgelden voor de lopende cyclus worden bij opzegging niet pro-rata terugbetaald, behalve in geval van vervroegde beëindiging door schuld van TaxiBuddy (artikel 11.3, eerste streepje).

13.1 Recht op export. Bij beëindiging van het Abonnement, om welke reden ook, kan de Klant binnen een termijn van negentig (90) dagen na de effectieve einddatum een gratis machine-leesbare export aanvragen van zijn data via privacy@taxibuddy.be.

13.2 Wat de export bevat. De export bevat ten minste:

• Lijst van Driver- en Admin-Accounts (zonder paswoorden)
• Lijst van Voertuigen
• Lijst van Klanten/Passagiers van de Klant
• Volledige rit-historiek (uitgevoerde ritten, geplande bookings en gewerkte shifts)
• Lijst van abonnementsfacturen van TaxiBuddy aan de Klant

Formaat: CSV en/of JSON, naar redelijke keuze van TaxiBuddy.

13.3 Termijn. TaxiBuddy levert de export binnen zestig (60) kalenderdagen na ontvangst van het verzoek. Bij uitzonderlijke complexiteit (bv. zeer grote dataset, meerjarige rit-historiek, koppeling met sub-processors of vereiste manuele anonimisatie) mag deze termijn met maximaal zestig (60) dagen verlengd worden, mits voorafgaande schriftelijke motivering aan de Klant.

Indien de export-omvang meer dan twee gigabyte (2 GB) of meer dan honderdduizend (100.000) records bedraagt, geldt automatisch de uitgebreide termijn en kan TaxiBuddy een redelijke vergoeding aanrekenen voor de extra inspanning, mits voorafgaande schriftelijke offerte.

13.4 Na de 90-dagen-termijn. Na het verstrijken van de in artikel 13.1 vermelde termijn van 90 dagen past TaxiBuddy haar interne retentie-beleid toe. Persoonsgegevens worden geanonimiseerd of verwijderd conform de daar gestelde termijnen; transactie-data die wettelijk moeten worden bewaard (Boekhoudwet 7 jaar, BTW-wet 10 jaar) blijven in geanonimiseerde vorm bestaan tot het verstrijken van de wettelijke termijn.

14.1 Platform. Alle intellectuele eigendomsrechten op het Platform, de mobile app, de broncode, de visuele identiteit ("TaxiBuddy") en de documentatie blijven exclusief bij TaxiBuddy. De Klant verkrijgt enkel een niet-exclusief, niet-overdraagbaar, herroepelijk gebruiksrecht voor de duur van het Abonnement en uitsluitend voor de in artikel 3 beschreven doeleinden.

14.2 Klant-data. De Klant blijft eigenaar van de gegevens die hij in het Platform invoert (rit-data, klant-data, voertuig-data, etc.). TaxiBuddy verkrijgt een beperkt verwerkingsrecht voor zover noodzakelijk om de Diensten te leveren, zoals vastgelegd in de DPA.

14.3 Geanonimiseerde statistieken. TaxiBuddy mag geaggregeerde en geanonimiseerde data — die niet redelijkerwijs naar een individuele Klant, chauffeur of passagier herleidbaar is — gebruiken voor productverbetering, benchmarking en intern onderzoek. Deze geanonimiseerde data blijft in alle gevallen binnen TaxiBuddy en wordt niet doorverkocht.

14.4 Logo en handelsnaam Klant. TaxiBuddy mag, behoudens schriftelijk bezwaar van de Klant, de naam en het logo van de Klant op haar website (referentielijst) of in marketingmateriaal vermelden als referentie. De Klant kan dit op elk moment intrekken via een mail aan info@taxibuddy.be; TaxiBuddy verwijdert de vermelding dan binnen dertig (30) dagen.

15.1 Wederzijdse vertrouwelijkheid. Beide partijen behandelen alle niet-publieke informatie van de andere partij — met inbegrip van klantenlijsten, prijzen-op-maat, code-architectuur, bedrijfsstrategie — als strikt vertrouwelijk, en gebruiken die enkel voor de uitvoering van deze Overeenkomst.

15.2 Duur. De vertrouwelijkheidsplicht geldt tijdens de looptijd van het Abonnement en gedurende drie (3) jaar na beëindiging.

15.3 Uitzonderingen. De vertrouwelijkheidsplicht geldt niet voor informatie die:

• Reeds publiek beschikbaar was, anders dan door schending van deze Overeenkomst
• Door een derde rechtmatig werd verstrekt zonder geheimhoudingsplicht
• Door de wet of een bevoegde overheid moet worden bekendgemaakt
• Onafhankelijk werd ontwikkeld zonder gebruik van vertrouwelijke informatie

16.1 Rolverdeling. Voor wat betreft de persoonsgegevens van chauffeurs, Admins en passagiers van de Klant is de Klant Verwerkingsverantwoordelijke (controller) en TaxiBuddy Verwerker (processor). Voor wat betreft persoonsgegevens die TaxiBuddy verzamelt voor haar eigen doeleinden (marketing-contact, eigen medewerkers) is TaxiBuddy zelf Verwerkingsverantwoordelijke.

16.2 Verplichte DPA. Een afzonderlijke Verwerkersovereenkomst (DPA) wordt als bijlage bij deze AV gevoegd en wordt door de Klant ondertekend bij activatie. De DPA regelt onder meer: instructies van de controller, vertrouwelijkheid, beveiligingsmaatregelen, sub-processors, hulp aan controller bij data subject-verzoeken, melding van datalekken, en lot van persoonsgegevens bij einde overeenkomst.

16.3 Privacyverklaringen. Voor website-bezoekers: `/nl/privacy`. Voor ingelogde gebruikers van het Platform: `/nl/privacy-app`. Voor passagiers van de Klant: een door TaxiBuddy aangeleverde template-tekst.

16.4 Verplichting Klant naar zijn passagiers. De Klant verbindt zich ertoe zijn passagiers correct te informeren over de rit-registratie (GPS, doorgifte Chiron, bewaartermijnen) door minstens één van de drie formaten uit de door TaxiBuddy aangeleverde passagier-informatieplicht template effectief te tonen. Bewijslast hiervan ligt bij de Klant.

17.1 Algemene beperking. Behoudens de in artikel 17.4 vermelde gevallen, is de totale gecombineerde aansprakelijkheid van TaxiBuddy uit hoofde van of in verband met deze Overeenkomst, of de uitvoering ervan, beperkt tot:

• per afzonderlijk schadeverwekkend feit: maximaal tienduizend euro (€ 10.000); én
• per kalenderjaar, alle incidenten en grondslagen samen genomen: maximaal het bedrag dat de Klant tijdens de twaalf (12) maanden voorafgaand aan het eerste schadeverwekkende feit van dat kalenderjaar effectief aan TaxiBuddy heeft betaald aan abonnementsgelden, met een minimum van vijfduizend euro (€ 5.000) en een absoluut maximum van twintigduizend euro (€ 20.000).

Het bedrag van € 20.000 vormt een absoluut jaarplafond dat door geen enkele combinatie van vorderingen, ongeacht hun rechtsgrond (contractueel, buitencontractueel, productaansprakelijkheid of anderszins), kan worden overschreden.

17.2 Uitgesloten schade. TaxiBuddy is in geen geval aansprakelijk voor:

• Indirecte schade, gevolgschade, gederfde winst, gederfde omzet, gederfde besparingen, verlies van klanten of klantrelaties van de Klant;
• Reputatieschade en imagoschade;
• Gebruiks-derving en exploitatieverlies;
• Verlies van data, behoudens voor zover veroorzaakt door zware fout van TaxiBuddy zoals omschreven in artikel 17.4;
• Schade door uitval, fouten, vertraging of incidenten bij sub-verwerkers (waaronder Microsoft Azure, Auth0, Vercel, OnFact, Resend, Google en Capawesome), bij Chiron of bij elke andere derde partij waarvan TaxiBuddy afhankelijk is voor de levering van de Diensten;
• Schade door verlies, schorsing of intrekking van de IBP-vergunning, fiscale licentie of andere noodzakelijke vergunningen van de Klant;
• Boetes of administratieve sancties opgelegd door derden of overheden aan de Klant, behoudens een boete door de Gegevensbeschermingsautoriteit die rechtstreeks en uitsluitend voortvloeit uit een aantoonbare schending van de DPA door TaxiBuddy (zie artikel 17.4);
• Schade tijdens vooraf aangekondigde onderhoudsvensters of geplande platform-updates;
• Schade door gebruik van het Platform door derden, niet-geautoriseerde gebruikers, of door personen die niet contractueel verbonden zijn aan de Klant;
• Commerciële claims of vorderingen van passagiers, opdrachtgevers of andere derden tegen de Klant;
• Schade veroorzaakt of vergroot door tekortkomingen van mobiele netwerken, internetproviders, GPS-systemen of andere infrastructuur waar TaxiBuddy geen controle over heeft.

17.3 Beperking in tijd en meldplicht. Elke vordering tegen TaxiBuddy vervalt indien zij niet schriftelijk werd ingediend bij TaxiBuddy binnen één (1) jaar na het schadeverwekkende feit, dan wel binnen de wettelijke verjaringstermijn indien die korter is.

De Klant verbindt zich ertoe een potentiële schade onverwijld en uiterlijk binnen dertig (30) kalenderdagen na ontdekking schriftelijk te melden aan TaxiBuddy via privacy@taxibuddy.be of info@taxibuddy.be. Laattijdige melding kan leiden tot vermindering of verval van de aansprakelijkheid in de mate dat TaxiBuddy door de vertraging de schade niet meer kan beperken, onderzoeken of bewijs vastleggen.

17.4 Uitzonderingen op de aansprakelijkheidsbeperking. De aansprakelijkheidsbeperking van artikel 17.1 geldt niet bij:

• Opzet — bewust handelen of nalaten met de bedoeling schade te veroorzaken
• Grove fout of zware fout — een fout van uitzonderlijke ernst die een normaal vooruitziend en zorgvuldig SaaS-dienstverlener in dezelfde omstandigheden niet zou begaan, en die niet kan worden uitgelegd door een loutere onoplettendheid, vergissing of menselijke fout in een normaal beheerd platform
• Bedrog — opzettelijke misleiding
• Schade die voortvloeit uit niet-nakoming van een essentiële verbintenis die het voorwerp zelf van de Overeenkomst raakt (verbintenis tot SaaS-levering). In dit geval blijft de aansprakelijkheid van TaxiBuddy in alle gevallen beperkt tot de directe schade met een absoluut maximum van honderdduizend euro (€ 100.000) per kalenderjaar, alle vorderingen samen genomen
• Schending van de DPA die leidt tot een sanctie of administratieve boete door de Gegevensbeschermingsautoriteit
• Schade waarop de aansprakelijkheid niet kan worden beperkt op grond van dwingend recht

17.5 Bijdrage Klant en bewijslast. TaxiBuddy is niet aansprakelijk voor schade veroorzaakt of vergroot door:

• Foutieve, onvolledige of laattijdige invoer door de Klant of zijn medewerkers
• Niet-naleving door de Klant van zijn eigen wettelijke verplichtingen (vergunning, sociaal recht, fiscaliteit, GDPR-informatieplicht naar passagiers)
• Wijzigingen door de Klant aan zijn Chiron-credentials, IBAN, fiscaal regime of vergunning zonder tijdige melding aan TaxiBuddy
• Gebruik van het Platform op niet-ondersteunde toestellen, besturingssystemen, browsers of netwerken
• Onvoldoende bescherming door de Klant van zijn login-gegevens, toegangsrechten of multi-factor-authenticatie
• Gebrek aan eigen back-ups of redundantie bij de Klant voor data die hij elders nodig heeft

De Klant draagt de bewijslast voor het bestaan en de omvang van de geleden schade; het rechtstreeks en uitsluitend oorzakelijk verband met een aantoonbare fout van TaxiBuddy; en het feit dat de schade niet onder een uitsluiting van artikel 17.2 valt, niet aan de Klant zelf, aan een derde of aan overmacht te wijten is, en niet tijdens een aangekondigd onderhoudsvenster ontstond. Bij gedeeltelijke schuld van de Klant of een derde wordt de aansprakelijkheid van TaxiBuddy proportioneel verminderd.

18.1 Vrijwaring door de Klant. De Klant zal TaxiBuddy vrijwaren voor elke vordering, schadeclaim of administratieve sanctie die voortvloeit uit:

• Het feit dat de Klant zijn passagiers niet of niet correct heeft geïnformeerd over rit-registratie (zie artikel 16.4)
• Het feit dat de Klant zijn IBP-vergunning of fiscale verplichtingen niet correct nakomt
• Inhoud die de Klant via het Platform aanlevert en die rechten van derden schendt

18.2 Vrijwaring door TaxiBuddy. TaxiBuddy zal de Klant vrijwaren voor claims van derden die uitsluitend voortvloeien uit een vermeende inbreuk door het Platform zelf op intellectuele eigendomsrechten van die derde, op voorwaarde dat de Klant TaxiBuddy onverwijld in kennis stelt, alle relevante documentatie deelt, redelijke medewerking verleent, en TaxiBuddy de volledige controle over de verdediging en eventuele schikking laat voeren.

Deze vrijwaring is in alle gevallen beperkt tot een totaal van vijfentwintigduizend euro (€ 25.000) per claim én per kalenderjaar, alle claims samen genomen, en dekt enkel rechtstreekse advocatenkosten en eventuele aan de derde toegekende schadevergoeding. TaxiBuddy mag daarbij steeds kiezen tussen: (i) een redelijke verdediging voeren, (ii) een schikking treffen, (iii) het Platform aanpassen zodat de vermeende inbreuk vervalt, of (iv) het betreffende functie-onderdeel uit de Diensten verwijderen. De vrijwaring vervalt indien de Klant zelf wijzigingen heeft aangebracht of het Platform heeft gebruikt buiten de in artikel 3 beschreven doeleinden.

Geen van beide partijen is aansprakelijk voor het niet of niet-tijdig nakomen van haar verplichtingen voor zover dat het gevolg is van overmacht, met inbegrip van — niet limitatief — uitval bij een sub-processor van TaxiBuddy (Microsoft Azure, Auth0, OnFact, Vercel, Resend, Google, Capawesome), grootschalige cyber-aanvallen, langdurige stroomuitval bij datacentra, oorlog, terrorisme, pandemie of overheidsmaatregelen.

De getroffen partij informeert de andere zo snel als redelijk mogelijk en doet inspanningen om de impact te beperken. Indien overmacht langer dan zestig (60) opeenvolgende dagen aanhoudt, mag elke partij de Overeenkomst zonder schadevergoeding beëindigen.

20.1 Materiële wijzigingen. Voor materiële wijzigingen van deze AV — onder meer wijziging van het voorwerp, prijsstructuur, Lock-in, aansprakelijkheid, of materiële inhoud van de DPA — geeft TaxiBuddy een schriftelijke kennisgeving (e-mail aan de in het Account geregistreerde contactpersoon en in-app banner) van ten minste dertig (30) kalenderdagen vooraf.

De Klant kan binnen die 30 dagen het Abonnement opzeggen zonder bijkomende vergoeding en zonder Lock-in-overschrijdingskosten. Bij ontstentenis van opzegging binnen 30 dagen wordt de Klant geacht de gewijzigde AV te aanvaarden bij ingang ervan.

20.2 Niet-materiële wijzigingen. Niet-materiële wijzigingen (taalkundige correcties, verduidelijkingen, aanpassing aan gewijzigde wetgeving zonder substantiële impact op rechten en plichten van de Klant) worden gepubliceerd op de website van TaxiBuddy en gelden vanaf de daar vermelde datum, zonder dat opzegrecht ontstaat.

21.1 Volledige overeenkomst. Deze AV, samen met de DPA, de Onboarding-bevestiging en de van toepassing zijnde factuur(en), vormen de volledige overeenkomst tussen partijen met betrekking tot de Diensten en vervangen alle eerdere mondelinge of schriftelijke afspraken.

21.2 Gedeeltelijke nietigheid. Indien een bepaling van deze AV nietig of niet afdwingbaar wordt verklaard door een bevoegde rechter of toezichthouder, blijven de overige bepalingen onverkort van kracht. De nietige bepaling wordt geacht vervangen te zijn door een geldige bepaling die zoveel mogelijk dezelfde economische en juridische strekking heeft.

21.3 Overdracht. De Klant mag deze Overeenkomst niet overdragen aan een derde, behoudens voorafgaande schriftelijke toestemming van TaxiBuddy. TaxiBuddy mag de Overeenkomst overdragen aan een verbonden onderneming of in het kader van een fusie, overname of verkoop van haar activiteiten, mits voorafgaande melding aan de Klant.

21.4 Mededelingen. Alle mededelingen onder deze AV gebeuren schriftelijk per e-mail naar: TaxiBuddy via info@taxibuddy.be (algemeen) of privacy@taxibuddy.be (privacy/GDPR), met postadres Cools IT Solutions BV, Dorp 4E bus 021, 2820 Bonheiden, België; de Klant via het e-mailadres en postadres opgegeven in de Onboarding-aanvraag of zoals nadien schriftelijk gewijzigd.

21.5 Verklaring van afstand. Het niet of niet-onmiddellijk afdwingen door één van de partijen van een recht onder deze AV kan niet worden uitgelegd als een verklaring van afstand van dat recht.

22.1 Toepasselijk recht. Op deze AV is uitsluitend het Belgisch recht van toepassing, met uitsluiting van het Weens Koopverdrag (CISG).

22.2 Bevoegde rechtbank. Voor alle geschillen die niet in der minne kunnen worden geregeld zijn uitsluitend de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Antwerpen, afdeling Mechelen bevoegd.

22.3 Voorafgaande dialoogplicht. Vooraleer een geschil aanhangig te maken bij de rechter zullen partijen te goeder trouw trachten een oplossing in der minne te bereiken via uitwisseling van schriftelijke standpunten, eventueel met tussenkomst van een door beide partijen aanvaarde mediator.

• Bijlage A — Verwerkersovereenkomst (DPA): wordt als afzonderlijk document ter ondertekening bezorgd bij Onboarding.
• Bijlage B — Sub-processor lijst: `/nl/subprocessors`.

*Vragen over deze AV: info@taxibuddy.be. Vragen over de gegevensbescherming-bepalingen: privacy@taxibuddy.be.*